忘年会の幹事になっちゃった~幹事の役割と成功する段取りとは?

*公開日: 

12月になると会社内では
”忘年会” の話がでてくると思います。

なんだかんだ言っても村社会ですので
欠席ばかりしてると、周りから浮いてしまう
存在になりますので気を付けたいですね!

”参加””不参加”で悩むのはまだいいとして
そのうち、幹事役が回ってこないとも限りません。

今回の内容は、その”幹事役”に
当たってしまった方に向けての記事となります。

がんばって大役を無事成功させましょう!

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忘年会の幹事なんかやりたくないのに決まっちゃった

「忘年会の幹事なんかやりたくない・・・」
・・・分かります。それがあなたの本音だと思います。

でもね・・・決まったからには、頑張らないと…。
まずやるべき事は、前任者からの情報収集です。

もしあなたが忘年会の幹事役が始めてであれば、
情報収集は絶対に行なってください。

参加者としての経験はあったとしても、
幹事役ともなると話は別です。

前任者をつかまえ、自腹を切ってでも
”段取り”について教えを請うべきです。

「赤穂浪士」の話を思い出して下さい。
「教えを請う」ことをおろそかにしたばかりに
最終的には赤穂藩をつぶしてしまったのです。

・・・ま、今回の設定は会社内(職場内)の
忘年会ですから、そこまで言うと大げさになって
しまいますが・・・。

とにかく最低でも前任者、あるいは幹事役を
うまいことこなしている人に話を聞く
というのは
大事なことだと思います。


忘年会幹事の役割とは?|組織をたばねる練習だ!

忘年会
忘年会の幹事と言っても、日常の仕事と並行して
段取りを進めていくことになります。

仕事とは認められませんが、かと言って
仕事が忙しいからと放ったらかしにすることは
社内的に抹殺されますので気をつけましょう。
(決して大げさではないですよ~~)

1)忘年会最上位者(責任者・上司・重要人物)の把握
・「スケジュール」や「飲食の好み」、「要望の調整」など
ここを”いの一番”に押さえないと、話が始まりません。

参加者が集まりやすいからと勝手に日程を
決めると、最上位者にへそを曲げられ、
またイチからの練り直しになりかねません。

上に挙げた要素を”目立たない”ように
取り入れて行くのが幹事の腕の振るいどころとなります。

2)案内出しと参加者の把握
・社内相手ですので(1)で日時が決まった段階で
出欠確認の案内を即、出すようにしましょう。
・社内メールを活用することになると思いますが、
とにかく早めに告知して、予定を空けてもらうのが先決です。
・参加費の概算を伝え、場所や料理の希望等は
案内メールの中でつのっても良いかもしれません。

3)協力者(司会・進行役)の選出
・人数が30名を超えるようだと、
協力者を用意したほうがいいと思います。
・責任の分散が図れますので、最上位者の許可を得ながら
協力者と手分けして準備を進めましょう。


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忘年会の幹事役成功は段取り次第というけれど…

忘年会を成功させるためには”段取り8割”です。
開催場所が初めてのところであれば、
必ず下見は行うようにしましょう。

会社の仕事と一緒です。
「報告(報)・連絡(連)・相談(相)を心がけましょう。


【誰に対して】
*忘年会の最上位者に対して・・・
・進行状況や参加状況、場所決めや忘年会の流れ等を
適宜報告するようにします。
・場所決めについては、2-3案用意し、最上位者に
決めてもらう方がいいかもしれません。
・集まり具合が悪いようであれば、職制を通じて
参加を促すようにしてもらうこともできます。

*参加者に対して・・・
・初回の案内以降の決定事項(場所や会費等)を
適宜、報告という形で流すようにしましょう。
・忘年会を盛り上げるために協力してもらう事が
あれば、この時に伝えておくようにしましょう。
(例:プレゼント交換をやりたいので、
 ○○○円相当の物をご準備下さい等)

*全員に対して・・・
・忘年会が終了した後は、できるだけ早目に
参加の御礼と会計報告を行いましょう。
・会計報告までが忘年会幹事の仕事です。


忘年会の幹事役・・・まとめ

会社内(職場内)での幹事役という前提での
お話になりますが、ここでの実績次第では
会社(対)会社の会合時の幹事役という道も
開けますので、手を抜かずに役目を全うする
ことをオススメいたします。

人をまとめるというのは確かに楽なことでは
ありませんが、組織の長を目指すのであれば
避けては通れないスキルとなります。

そういうチャンスだと位置づけると、
忘年会の幹事役というのは絶好の機会だと
思うのですが・・・いかがでしょう。


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